les 5 conditions pour être productif

 

En 2021 et depuis maintenant 1 an, travail est synonyme de maison

Difficile de séparer vie privée de vie professionnelle ?

Comment bien travailler de chez soi, dans un cadre adapté ?

Voici tous nos conseils et astuces pour gagner en productivité 🚀

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“Le challenge du télétravail est de créer une ambiance du bureau au coeur de sa maison »

La crise sanitaire apparue en 2020 a considérablement changé nos habitudes concernant le travail. Pour beaucoup d’entre nous, nous exerçons notre activité à domicile, lieu qui n’est pas particulièrement adapté pour travailler.  

Allant de l’aménagement de votre bureau jusqu’à la playlist à écouter, en passant par les applications du moment à utiliser, nous vous partageons nos conseils pour travailler efficacement, même depuis chez soi 

1 – S’isoler pour travailler

Le premier inconvénient au télétravail est l’absence du lieu de travail adapté pour réaliser nos missions journalières 📋

 

Nous n’avons pas tous la chance d’avoir une pièce dédiée au travail chez soi. Mais pour bien travailler et rester concentré, il est recommandé de s’isoler au maximum du bruit et de l’agitation. L’idéal est la pièce bureau, mais vous pouvez également aménager un bureau dans une chambre si vous n’avez pas la chance d’en avoir 🖥

L’objectif est de travailler au calme, dans un endroit où votre esprit ne sera pas dérangé par l’environnement familial. Nous vous conseillons également de délimiter le plus possible votre espace. Ne laissez sur votre bureau que les affaires essentielles à la réalisation de vos tâches journalières. Ordinateur, agenda, téléphone, dossiers, mais écartez les affaires du quotidien qui viendraient altérer votre productivité 

 

Pour travailler efficacement, dissociez les temps de travail du temps loisir et famille. Comme lorsque vous êtes sur votre lieu de travail, restez concentré sur les heures de travail et n’oubliez pas de faire des pauses pour vous changer l’esprit. Il existe plusieurs méthodes d’organisation du temps de travail pour rester productif, l’important est de choisir celle qui vous convient le mieux (et potentiellement à votre employeur).

  • Le 52/17 : travailler 52 minutes puis faire 17 minutes de pause. Pour certaines personnes, travailler avec un but à court terme améliore les performances.
  • La méthode Pomodoro : 25 minutes de travail sur une tâche particulière puis 5 minutes de pause. Au bout de 4 sessions, faire une pause plus longue de 15 minutes. Cette méthode permet à l’esprit d’alterner entre travail et repos, mais aussi entre les différentes tâches.
  • Le 90/20 : travailler 90 minutes et faire 20 minutes de pause, basé sur le rythme corporel.
  • Et encore bien d’autres …

2 – Se créer un espace agréable

Travailler dans de bonnes conditions signifie également être à l’aise sur son lieu de travail. Malheureusement, notre domicile n’est généralement pas composé des équipements idéaux pour exercer notre activité professionnelle 🗃

Nous vous conseillons de vous procurer du matériel avec lequel vous serez confortablement installé. Un grand écran, un socle pour surélever votre ordinateur portable (pour avoir l’écran à hauteur des yeux), un luminaire assez puissant, une chaise de bureau professionnelle, etc. Il existe plusieurs sites spécialisés dans les équipements de bureau. Certains d’entre eux ont même des catégories spéciales télétravail avec du mobilier adapté.

Dans certains cas, le matériel informatique vous est fourni par votre entreprise. À l’inverse, vous pouvez demander et négocier avec vos supérieurs une compensation financière s’ils ne vous les fournissent pas 💵

 

 

La posture est également un élément essentiel à prendre au sérieux pendant vos heures de travail. La tête doit être droite et alignée à l’ordinateur surélevé (le cou ne doit pas être incliné vers le bas), le dos droit et soutenu par le fauteuil, les cuisses posées à 90° sur la chaise et formant un angle droit avec votre dos. Mal se tenir peut fortement diminuer votre concentration et créer des douleurs corporelles. Alors adoptez ces gestes simples, qui vous simplifieront la vie au travail et en dehors 👍

 

Pour en apprendre davantage, voici un document très détaillé qui vous guidera vers les gestes idéals afin de prévenir votre corps des troubles musculosquelettiques : 

Une bonne aération, une température moyenne et une luminosité suffisante (idéalement venant du côté) sont également des détails qui amélioreront votre efficacité pendant vos heures de travail. À ne pas négliger !

3 – Rester organisé

Afin de rester ordonné dans les tâches et missions à mener à bien, nous vous conseillons d’utiliser des dispositifs de management. Les outils de gestion sont donc vos meilleurs amis, confinement, ou pas. Ils sont de plus en plus perfectionnés et vous permettront de ne pas perdre le fil, notamment avec votre groupe de travail 📲

Selon nous, Trello est l’un des plus complets en termes de gestion des tâches. Il suit une organisation inspirée par le modèle Toyota. Vous disposez de planches, sur lesquelles vous créez des listes, composées de tâches. Vous avez accès à de nombreuses possibilités telles que faire des check-lists, ajouter des (dates) rappels, inclure des documents, etc.

Utilisez également des calendriers pour organiser vos journées et vos semaines. Un agenda bien tenu vous évitera d’oublier des rendez-vous et des événements importants. Il existe une multitude d’agendas très complets, tels que Google Agenda, qui conviendront parfaitement à vos attentes et à vos besoins. Le calendrier est un outil très simple qui vous simplifiera la vie au quotidien 📅

 

 

Réalisez également des To-Do-List pour votre journée, qui permettront d’énumérer toutes vos tâches et de les rayer au fur et à mesure de leur accomplissement. En plus d’être pratique, cet outil a un aspect encourageant, il vous motive à effectuer les tâches et à venir à bout de votre liste 📋

 

Pour améliorer encore plus votre productivité, nous vous conseillons de jeter un coup d’œil à l’outil Notion. C’est l’alliance d’un logiciel de prises de notes, de To Do List et de l’outil Trello avec une plateforme de création de site web. Sa principale caractéristique est son aspect configurable et personnalisable à l’infini. La vidéo de présentation et de “formation” sur la chaîne YouTube Digital Wink saura vous convaincre d’adopter Notion.

 

Enfin, les outils de stockage en ligne (Cloud) sont vos meilleurs amis si vous travaillez à plusieurs sur un projet. Google Drive vous permet par exemple d’utiliser des outils de bureautiques tels que Docs, Sheet, Slide ou encore Forms, pour éditer des documents. L’avantage du drive est de pouvoir partager vos fichiers avec vos collègues et de leur donner la possibilité de les modifier eux-mêmes. De plus, les documents sont stockés sur la plateforme Drive et non sur votre ordinateur. Ainsi, il vous assure une sécurité de vos données (pas de risques que votre ordinateur plante et fasse disparaître l’ensemble de vos documents) et l’opportunité de retrouver vos fichiers peu importe l’appareil que vous utilisez 

4 – Apprendre à bien communiquer

Notre ère propose un large éventail de possibilités afin de communiquer à distance. Les plus basiques sont les outils de messagerie, permettant d’échanger à tout moment de la journée, simplement et rapidement. Les plateformes de communication sont de plus en plus performantes et complètes, telles que Slack, Teams, Discord, très populaires en ces temps de télétravail 🎙

Mais il est parfois démoralisant de parler à son collègue uniquement par messages écrits. Pas de panique ! Vous connaissez sûrement la visioconférence. Un outil génial pour travailler comme au bureau, mais chacun chez soi  🖥

Attention cependant aux normes qu’ils respectent. L’Union européenne a mis en place le Règlement Général sur le Protection des Données (RGPD), qui interdit au service de visioconférence d’avoir accès à vos informations personnelles, d’enregistrer vos réunions et de conserver de la donnée. Privilégiez les visioconférences européennes qui respectent ces normes en vigueur et vous assure la protection de vos données ✅

Il en est de même pour les messageries qui utilisent et vendent vos données. Utilisez des applications comme Signal et Olvid, conformes RGPD et respectueuses de vos informations personnelles.

Le télétravail réduit considérablement les interactions sociales, alors n’hésitez pas à les utiliser quotidiennement 🗣

 

5 – Travailler sa concentration

Enfin, il est important de maintenir une concentration constante afin de rester productif. L’environnement dans lequel vous travaillez doit être calme, pour ne pas interrompre vos réflexions. Mettre le téléphone en silencieux vous empêchera d’être tenté d’y faire un tour et de recevoir des notifications à longueur de journée 📱

Pour certaines personnes, le calme peut aussi passer par de la musique. Tout est question d’habitude et de dosage. En utilisant une playlist adaptée et un casque qui réduit le bruit autour de vous, la musique peut permettre à votre cerveau de rester concentré sur une tâche pendant un long moment. Attention tout de même à ne pas produire l’effet inverse en vous concentrant plus sur la musique que sur votre travail. Le but n’est pas d’organiser un karaoké ! Privilégiez des playlists instrumentales, calmes et ne les mettez pas trop fortes. Sur Spotify par exemple, vous pouvez écouter “Musique relaxante pour étudier et travailler en musique” ou “Travailler en musique” si vous souhaitez plus de rythme 🎼

À l’inverse, si vous avez besoin du calme complet, mais que vous ne travaillez pas seul (en espace de Coworking par exemple), utilisez des produits tels que des casques réducteurs de bruit ou encore des Boules Quies 🤫

Bien sûr, le moyen le plus efficace pour rester organisé est de faire des pauses, qui vous permettront d’aérer votre esprit, réduire la fatigue décisionnelle et repartir plus productif sur votre nouvelle session de travail. Marchez, étirez vous, coupez les écrans, les pauses sont à ne pas omettre de votre journée. Reste tout de même à ne pas en abuser et bien délimiter les moments de travail des moments personnels🚶‍♀️

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